Om ditt nästa möte

Depositphotos 18597265 s

Jag har funderat mycket på möten nyligen. Seths inlägg på årliga företagsevenemang inspirerade mig att börja formulera detta inlägg. Som person med en anställd verksamhet måste jag vara helt försiktig med hur många möten jag deltar som inte genererar intäkter.

Varje dag är jag inbjuden till ett möte - vanligtvis en kopp kaffe eller en lunch. Ofta är de professionella relationer eller leder till så att det inte genererar intäkter i dag, men imorgon kan det leda till något. Dessa möten är otroligt spännande ... vanligtvis brainstorming eller strategisering om ett företag, deras marknadsföring eller en teknik som växer.

Det är dock helt annorlunda än när jag jobbade på stora företag som höll möten dagligen. Möten på företag är dyra, avbryter produktiviteten och är ofta ett absolut slöseri med tid. Här är den typ av möten som skadar företagets kultur:

  • Möten hölls för att hitta enighet. Chansen är stor att du har anställt någon som är ansvarig för att få jobbet gjort. Om du håller ett möte för att bestämma för dem ... eller ännu värre ... för att ta beslutet ifrån dem, gör du ett misstag. Om du inte litar på personen att göra jobbet, avsked dem.
  • Möten för att sprida konsensus. Detta är lite annorlunda ... vanligtvis av beslutsfattaren. Han eller hon är inte säker på sitt beslut och är rädd för konsekvenserna. Genom att hålla ett möte och få konsensus från teamet försöker de sprida skulden och minska sitt ansvar.
  • Möten för att ha möten. Det finns inget värre än att avbryta någons dag för det dagliga, veckovisa eller månatliga mötet där det inte finns någon agenda och ingenting händer. Dessa möten är otroligt dyra för ett företag och kostar ofta tusentals dollar.

Varje möte bör ha ett mål som inte kan uppfyllas oberoende ... kanske brainstorma, kommunicera ett viktigt budskap eller bryta ner ett projekt och tilldela uppgifter. Varje företag bör göra en regel - ett möte utan mål och agenda bör förnekas av inbjuden.

För många år sedan gick jag igenom en ledarklass där de lärde oss hur vi skulle ha möten. Det låter kanske roligt, men kostnaden för möten för stora organisationer är betydande. Genom att optimera varje möte sparat du pengar, tid och byggt upp dina team istället för att skada dem.

Teammöten hade en ledare, a skrivare (att anteckna), a tidmätare (för att se till att mötet var i tid), och a portvakt (för att hålla på ämnet). Tidsvakt och portvakt bytte ut varje möte och hade full befogenhet att byta ämne eller avsluta en session.

De senaste tio minuterna av varje möte användes för att utveckla en Handlingsplan. Handlingsplanen hade tre kolumner - Vem, vad och när. Definierades i varje åtgärd vem som skulle göra jobbet, vad de mätbara resultaten var och när de skulle ha det. Det var ledarnas jobb att hålla människor ansvariga för de överenskomna leveranserna. Genom att införa dessa regler för möten kunde vi byta möten från att vara avbrott och började göra dem produktiva.

Jag skulle utmana dig att tänka på varje möte du har, om det är intäktsgenererande, om det är produktivt och hur du hanterar dem. Jag använder Tyst för att planera mina möten och undrar ofta hur många möten jag faktiskt skulle ha om du var tvungen att betala en avgift med kreditkort för att planera det! Om du var tvungen att betala för ditt nästa möte av din lön, skulle du fortfarande ha det?

3 Kommentarer

  1. 1

    Doug, jag skulle vilja boka ett möte med dig för att diskutera detta mer. 🙂

    Jag hörde en gång en komiker säga att möten skulle gå mycket snabbare i företagsamerika om arrangören bara började mötet genom att be alla att räcka upp handen om de fortfarande arbetar på vad de jobbade med igår.

  2. 2

    Fantastiskt inlägg! Filosofin "alla möten är valfria" är faktiskt en vägledare för en ROWE, som mitt företag har haft glädje i ett par år nu. Så många av oss lägger värde på fel saker, som "ansikte" eller att fylla en stol vid en förinställd tidpunkt. Möten och mötetid är bra och har värde i rätt sammanhang men vi bör inte låta dessa saker ge oss en illusion av produktivitet när det inte är vettigt.

Vad tror du?

Den här sidan använder Akismet för att minska spam. Läs om hur din kommentardata behandlas.