9 sätt att effektivisera dina B2B-evenemang med Event Tech

Event Technology

Nytt i din Martech Stack: Event Management Software

Eventplanerare och marknadsförare har mycket att jonglera. Att hitta fantastiska högtalare, samla fantastiskt innehåll, sälja sponsring och leverera en exceptionell deltagarupplevelse omfattar en liten andel av deras dagliga aktiviteter. Ändå är de aktiviteter som tar mycket tid.

Det är därför som arrangörer av B2B-evenemang i allt högre grad lägger till Event Tech i sin Martech-stack. På CadmiumCD har vi tillbringat över 17 år på att skapa och polera bästa möjliga programvarulösningar för evenemangsplanerares unika utmaningar.

Idag ska vi bryta ner några av de processer som arrangörerna kan effektivisera med Event Tech.

1. Samla in och granska konferensinlämningar

En av de största utmaningarna som B2B-evenemangsplanerare möter är att kurera bra innehåll. Vi vill ha talare som uppmuntrar till handling, utbildar och underhåller våra deltagare. Det är viktigt att varje talares presentation ligger i linje med vårt uppdrag.

Att ringa ut en tidning är ett utmärkt sätt att säkerställa bra innehåll för ditt evenemang. Att hantera alla dessa bidrag är dock inte lätt.

Det är där Event Tech kommer in. Lägga till inlämningar och programvara för granskning, som Abstrakt styrkort, till din Martech-stack är ett utmärkt sätt att hantera alla inlämningar du får.

Du kan också samla en kommitté med branschexperter som kan granska bidrag och rekommendera innehåll. Här är en artikel om hur en användare faktiskt ökade sin granskares svarsfrekvens till 100%

2. Hantera de irriterande högtalarna

När du väl har valt ditt evenemangs innehåll är nästa utmaning hantera högtalare. Högtalare är notoriskt svåra att hantera. Att spåra bidrag via e-post och kalkylark är ett sätt att göra det, men det är inte perfekt.

Saken är att högtalarna är upptagna. De är ofta experter inom sitt område och har en enorm mängd arbete som inte är relaterat till ditt evenemang. Ofta får de inte ens betalt för att tala på ditt evenemang.

Event Tech som Konferensskördare kan hjälpa dig att spåra leveranser och följa upp dina högtalare effektivt. Talare kommer att uppskatta det för att de får en enkel uppgiftslista som de (eller deras assistenter) kan slutföra bitvis. 

3. Planera och schemalägg sessioner

Kalkylark kan också vara användbara för planera och schemalägg dina sessioner, men igen, inte perfekt. Event Tech låter dig planera och skapa ett schema kring det innehåll du har valt under din granskningsprocess. Du kan tilldela högtalare till presentationsrum och hantera information via ett evenemangshanteringssystem.

Det bästa är att detta uppdaterar innehållet på din evenemangswebbplats och eventapp, så att dina deltagare alltid har tillgång till det senaste innehållet och schemat.

4. Sälj båsutrymme och sponsring

För de flesta B2B-evenemang är intäkterna en av de viktigaste framgångsmarkörerna. Det handlar vanligtvis om att köra en mässa eller sälja sponsormöjligheter. Dessa kan vara enkla bannerannonser på din evenemangswebbplats, en sponsrad session eller grafik på din buss. Digitala eller inte - mötesplanerare vill maximera sina intäkter med de resurser de har tillgängliga.

Utmaningen är att detta sätter extra tryck på dig och ditt säljteam. Event Tech underlättar det trycket. Jackie Stasch, Senior Manager för Corporate Relations, använder till exempel Expo Harvester för att uppnå exposäljningsframgång.

Utställare uppskattar det eftersom de kan köpa båsutrymme och sponsringsartiklar och sedan skicka in de stödtillgångar som planerare behöver från dem, allt på ett ställe. För planerare är detta en perfekt miljö för att spåra leveranser och hålla koll på vilka möjligheter de har sålt.

5. Hantera kommunikation före, under och efter evenemanget

Förutom att följa upp med högtalare och utställare om vilka uppgifter som ska betalas, är det viktigt att ha en direkt kanal för att nå deltagare. Event Tech levereras med inbyggda kommunikationsverktyg som e-post och push-meddelanden i appen. Du kan segmentera listor baserat på slutförda uppgifter och skicka meddelanden med förbyggda e-postmallar.

Det finns också verktyg som eventScribe Boost som gör det möjligt för planerare att kommunicera med anställda och andra intressenter på plats, ge högtalare tillgång till förbättrade verktyg för att skicka innehåll i sista minuten och skicka meddelanden till deltagare när schemat ändras.

6. Engagera deltagare i aktiviteter på plats

Engagemang är ett stort motord för evenemangsplanerare idag. Det är också något som marknadsförare längtar efter. Att köra spårbara åtgärder visar att dina program fungerar. Interaktion med ditt innehåll och intressenter visar avkastning på interna och externa intressenter.

Här är några få snabba sätt att lägga till Event Tech i din Martech-stack kan hjälpa till att engagera deltagare:

7. Dela innehåll med deltagare

Marknadsförare vet innehållets värde. Marknadsförare som använder B2B-evenemang som en del av sina strategier vet att mycket innehåll händer i realtid vid evenemang. Att ha ett sätt att fånga och distribuera det innehållet till deltagare och icke-deltagare är avgörande.

Lägga till Event Tech som konferensprocesser till ditt evenemang och sedan dela videor med synkroniserat ljud och bilder med din databas är ett utmärkt sätt att göra detta. Att ha en distributionskanal som eventScribe-webbplatser och appar är också viktigt.

Många deltagare har redan laddat ner appen, så allt du behöver göra är att skicka ett pushmeddelande eller e-post och voila !, dina prenumeranter har omedelbar tillgång till allt ditt konferensinnehåll. Det är som att ta dina konferensmöten och återanvända dem som tiotals eller till och med hundratals webinarier!

8. Samla in och analysera resultat

De bästa B2B-händelserna är datadrivna händelser. Genom att lägga till Event Tech i din Martech-stack kan du få ny insikt i din rapportering. Att spåra nedladdningar av appar, uppladdningar av innehåll, demografi och mer är enkelt med hjälp av verktyg som myCadmium, till exempel.

Att samla in kvalitativa och kvantitativa data från deltagare görs också enkelt med hjälp av konferensvärderingsverktyg som Undersökningsmagnet. Eventplanerare och marknadsförare kan använda denna information för att skapa nya produkter, förbättra deltagarnas upplevelse eller bestämma innehållsbehov för deras framtida evenemang.

9. Välj prismottagare

Utmärkelseprogram är också en stor del av B2B-evenemang. Identifiera och känna igen branschledaretill exempel är ett utmärkt sätt att bli en tanke ledare och skapa legitimitet kring ditt B2B-evenemang. Utmaningen är att sortera alla inlagor och välja rätt individer.

Event Tech, precis som Awards Scorecard, är ett utmärkt tillskott till din Martech-stack. Det gör det möjligt för planerare och marknadsförare att hantera inlagor, tilldela domare att granska grupper och välja mottagare baserat på kollektiv feedback.

 Om CadmiumCD

Som evenemangsplanerare eller marknadsförare har du redan tillräckligt att oroa dig för. Att lägga till Event Tech i din Martech-stack är ett utmärkt sätt att samla in, hantera och dela innehåll med alla inblandade intressenter.

Event Tech samlar dina B2B-evenemang, effektiviserar dina aktiviteter för evenemangsplanering och sparar din organisation tid och pengar.

Få en offert för ditt nästa evenemang

Vad tror du?

Den här sidan använder Akismet för att minska spam. Läs om hur din kommentardata behandlas.