Hitta tyngdpunkten för bra presentationsdesign

Presentationsdesign

Alla vet att PowerPoint är affärsspråket. Problemet är att de flesta PowerPoint-däcken inte är mer än en serie överfyllda och ofta förvirrande bilder som följer med tupptaksinducerande soliloquies av presentatörer.

Efter att ha utvecklat tusentals presentationer har vi identifierat bästa metoder som är enkla men som sällan används. För detta ändamål skapade vi Tyngdpunkt, en ny ram för att bygga presentationer. Tanken är att varje däck, varje bild och varje del av innehållet i ett däck behöver en kontaktpunkt. För att göra det måste man tänka på presentationer från tre utsiktspunkter: (1) makro, presentation bred, (2) bild-för-bild och (3) på en detaljerad nivå, där varje bit data eller innehåll inom varje bild övervägs noggrant.

Tyngdpunktspresentationsdesign

Ta ett makroperspektiv

Till att börja med, tänk på presentationer ur ett makroperspektiv och titta på din presentation som helhet. Vad är kontaktpunkten för din presentation, som gör däcket sammanhängande och kristalliserar din presentations syfte? Gå sedan en nivå djupare. Varje bild måste avsiktligt främja däcks syfte. Om den inte gör det, bör du fråga, vad är syftet med bilden? Hur passar det in i presentationen?

Dessutom måste varje bild också ha sitt eget centrum för tyngdkraft, ett fokus som håller det samman, ger det balans och sammanhållning. Och slutligen, zooma in nära innehållet på varje bild. Undersök varje stycke, varje diagram, varje rubrik. Varje objekt, tabell eller diagram ska tala till fokus för presentationen, men behöver också sin egen kontaktpunkt. 

Låt mig illustrera med en metafor. Ta vårt solsystem. Solen är det centrala elementet i solsystemet och utövar en gravitationskraft på varje planet. Men varje planet har sin egen gravitation. På ett liknande sätt måste varje bild och varje objekt i varje bild tala till det totala tyngdpunkten (dvs. solen). Liksom planeterna i vårt solsystem måste varje glid och varje objekt i varje glid också ha sitt eget fokus, vilket håller det jordat och sammanhängande. 

Låt oss granska några strategier och taktik för att säkerställa att fokus upprätthålls på varje nivå. 

Betrakta ditt däck som ett helt

Din presentation som helhet bör ha en stor idé, tema eller mål. Det måste finnas ett gemensamt syfte. Säljer detta däck ditt arbete, dina idéer, din forskning? Om så är fallet, bestämma de saker du säljer. Alternativt delar ditt däck helt enkelt ditt arbete och informerar utan att publiken måste agera. Om du delar, vilka saker vill du att publiken ska ta bort från presentationen? 

Global presentationsvy

Tänk på publiken

Tänk sedan på publiken. På makronivå, tänk på din publiks sammansättning, oavsett om det är kunder, ledning eller den bredare organisationen. De flesta presentationer är inte väl kalibrerade för publikens behov. Istället är de byggda ur högtalarnas perspektiv, men det är viktigt att segmentera din publik och bygga din historia runt dem. Varför är de här? Vad är deras expertisnivå och roller? Hur mycket aptit har de för detaljerade detaljer, akronymer, och så vidare? Vilka är deras professionella oro, deras uppmaningar till handling? Är de skeptiker eller troende? Vilken typ av motstånd kommer du att möta? Svaren hjälper dig att utforma hur du bygger ditt däck. Tänker djupt om din publik innan du bygger din presentationhjälper till att optimera dess påverkan.

Slutligen överväga sammanhållning. Gå tillbaka och se helheten ur ett design- och berättelseperspektiv. Bygg först en berättande struktur. En presentation är inte en serie avkopplade idéer, datapunkter eller observationer, utan den ultimata formen av berättande om multimedia. Presentationsdesign är en framväxande disciplin som kombinerar ord, video, animation, data, alla tänkbara medier. 

Varje däck behöver en berättande struktur; början, mitten och slutet, medan du delar upp nyckelbegrepp i sektioner och underavsnitt. Ju mer komplex ämnet desto mer organisation behövs. Man behöver ett handtag för att gruppera begrepp, skapa hierarki och sekvens. Jag börjar med att skissera, som bygger hierarki per definition, går sedan vidare till storyboarding (dvs. cirka nio eller 12 rutor på ett ark) och gör grova skisser utan detaljer. Denna process är ett sätt att ta komplex information och bygga en visuell berättelse. Genom att använda en kombination av disposition och storyboarding blir resultatet en organiserad berättelsestruktur med avsiktlig hierarki. 

Designtaktik

När det gäller enkel designtaktik är den mest grundläggande regeln att följa för att bygga sammanhållning över ditt däck att begränsa animationer och övergångar. Det är faktiskt en bra tumregel att begränsa all rörelse till grundläggande blekningsövergångar. Om du inte är en skicklig designer eller animatör bör du hålla dig borta från PPT-animationer och övergångar. Med detta sagt, blekna övergångar är en utmärkt bas för presentationer eftersom de är lätta, ofta används i film, men inte ostliknande 

De två följande taktikerna avser typsnitt. Försök att hålla dig till två teckensnittsfamiljer i en presentation: en för rubriker och titlar, en annan för allt annat (inklusive undertexter och body copy). Ännu bättre, använd en typsnittsfamilj men variera vikterna (t.ex. fet för rubriker och titlar, vanlig eller lätt för kroppskopiering och undertexter). Jag använder ofta Franklin Gothic, som är ett elegant, balanserat typsnitt. Calibri är ett utmärkt alternativ för kroppskopiering och längre text, eftersom det är mindre teckenstorlek sparar utrymme, samtidigt som det är lätt att arbeta med. 

Nästa taktik är färg. När det gäller teckensnittsfärger brukar du använda en färg hela eller nyanser av samma färg, helst svart / grå. Du kan säga att det är tråkigt, men sanningen är att visuellt intresse skapas av nyanser i användning av teckensnitt, inte i en regnbåge av ljusfärgade teckensnitt. Visuellt intresse kommer från hierarki, foton eller data. Så håll dig till ett eller två teckensnitt och begränsa användningen av färg. Använd helst en färg för alla kroppskopior och olika nyanser av samma färg för att skapa hierarki. 

Varje bild, en kontaktpunkt

presentation gravitation bild

Vi har tittat på däcket globalt; nu täcker vi enskilda bilder. Hur utvärderar du en bild? Hur ser du till att var och en har ett tyngdpunkt för var och en? Återigen måste varje bild främja det övergripande syftet med däcket. Om den inte gör det, varför är det där? Men varje bild behöver också sin egen kontaktpunkt. Det bör finnas hierarki, balans och visuella ledtrådar för att göra den enskilda bilden tydlig, samtidigt som man skiljer information som är viktigare mot det som är mindre viktigt. 

Liksom de andra nivåerna finns det taktik att använda på bildnivån. Den konventionella visheten för bilddesign är att presentera en idé per bild. Problemet är att det inte alltid är pragmatiskt. En idé per bild är en bra taktik för TED-samtal, men fungerar inte alltid för dagliga företagspresentationer, absolut inte för forskning eller komplexa presentationer med massor av data. 

I de flesta företagspresentationer är ”slide stuffing” oundvikligt. Lösningen är visuell balans och hierarki, så istället för att fokusera på en idé per bild bör det mer lämpliga paradigmet vara en idé vid varje ögonblick. Du kan ha så många idéer som behövs i en viss bild och så mycket information, men nyckeln är att kontrollera publikens uppmärksamhet vid varje ögonblick i tiden. Det handlar om att effektivisera realtidsförbindelserna mellan visuella och talade ord, för att se till att publiken inte är förvirrad. Visuella bilder och ord ska alltid vara tydligt kopplade.

En annan taktik - förenkla. Kanske är det lite ambitiöst, men ren design är cool. Curation och redigering skapar enkelhet. Om du är osäker bör förspänningen handla om att klippa och lägga mindre snarare än mer på varje bild. 

Tänk sedan på det negativa utrymmet som omger en passage av text, diagram eller bild. Negativt utrymme hjälper till att definiera gränserna på en bild och bild och skapar balans. Detta är ett subtilt koncept, men det tillför sofistikering till bilddesignen. Du vill ha lite negativt utrymme men inte för mycket; det är en balans som kräver tanke och övning. Sträva mot balans, och bilderna kommer att ha ordning och visuell tydlighet. 

Marginaler är ett annat taktiskt övervägande. Få människor som inte utformar presentationer för sitt liv fokuserar på att upprätthålla lika marginaler längst ner, upp, vänster och höger. Från mitt perspektiv är marginaler bland de viktigaste tillgängliga designverktygen. Sträva alltid efter att bevara marginaler, även om det innebär att krympa diagram, text, foton och objekt för att få dem att passa samtidigt som du behåller konsekventa marginaler över dina bilder. 

Slutligen, överväga text - vi diskuterade rensa bilder och enkelhet, men faktum är att du kommer att möta ordväggar med överfylld text. Hur skapar du hierarki med ordväggar? Använd text opportunistiskt. Varje gång du har en stor texttext kan du överväga att leda med en kort meningsrubrik som sammanfattar de viktigaste avhämtningarna från avsnittet. Och ställa in rubriken genom att fetstilta rubriktexten, göra den något större och / eller göra teckensnittsfärgen mörkare än texten.  

Sist men inte minst, titta inom varje bild

Den sista zoomnivån är att titta på varje objekt (dvs. varje diagram, textstycke, bild etc.) i varje bild. När det gäller data ska varje diagram, tabell och diagram relatera direkt till det övergripande tyngdpunkten. Överväg starkt att ta bort alla datamängder om det inte främjar presentationen övergripande syfte. Som sagt, varje diagram, tabell och diagram behöver sitt eget fokus, balans och hierarki som drar samman det. 

Presentationsdata

Bekräfta först att uppgifterna är din bebis. Du spenderar otaliga timmar och pengar på att utveckla din data och analys, och du vill dela den. Problemet är att ingen bryr sig så mycket om din baby (oavsett hur många babybilder du delar), och ingen bryr sig så mycket om dina data. När de presenterar sitt arbete överdelar de flesta data för att de inte vill vilseleda eller förvirra, och viktigast av allt, de vill inte utelämna något viktigt. Med det sagt, anser att nyckeln till din roll som presentatör är curation, leverera insiktsfull information snarare än att begrava publiken i den. 

Separat använder datadesign samma verktyg som bilddesign. Använd färg på lämpligt och klokt sätt. Effektiv användning av negativt utrymme skapar hierarki. I slutet av dagen ska data vara hjälten, de viktigaste datapunkterna ska sticka ut. Bli av med onödiga etiketter och behållare, hashmärken, linjer och legender. Bli av med klockor och visselpipor som skapar röran och visuell förvirring. Hitta historien i data och överdela inte.

För att koka ner stor datadesign till en punchlista finns det tre imperativ. Uppgifterna måste vara:

  • Rensa
  • Insiktsfull
  • Vackra

Först måste informationen vara lätt tillgänglig och exakt. Axlarna och skalan för grafik, staplar och linjer måste vara korrekta. Den visuella betoning bör ganska skildra data. En lämplig visuell hierarki bör göra data till hjälten utan överflödiga klockor och visselpipor.

För det andra är dina uppgifter insiktsfull? Data ska berätta en historia och direkt ansluta till den övergripande presentationens tema. Om det inte finns något intressant med data, överväga att ta bort den. Tänk på att kalibrera datans granularitet, för ju mer detaljerad, desto svårare är det att betona insikter. 

För det tredje är uppgifterna vackert, estetiskt? Använder du färg som ett målmedvetet verktyg? Är datavisualiseringen så enkel som möjligt? Finns det djärva linjer, text och former där det behövs? Finns det gott om negativt utrymme?

När du utformar en presentation, överväga hur den fungerar på tre nivåer av zoom. På varje nivå, överväga hur det ansluter till det övergripande tyngdkraftscentrumet. Och samtidigt måste den också ha sin egen kontaktpunkt som bibehåller sammanhållningen. Fokusera på dessa tre nivåer och din presentation kommer att bära dagen.

Vad tror du?

Den här sidan använder Akismet för att minska spam. Läs om hur din kommentardata behandlas.