Arbetsflöden: Bästa praxis för att automatisera dagens marknadsavdelning

Arbetsflöde

I en tid med innehållsmarknadsföring, PPC-kampanjer och mobilappar har föråldrade verktyg som penna och papper ingen plats i dagens dynamiska marknadsföringslandskap. Men gång på gång återgår marknadsförare till föråldrade verktyg för sina viktiga processer, vilket gör att kampanjer är sårbara för fel och felkommunikation.

Genomförande automatiserade arbetsflöden är ett av de smartaste sätten att rensa bort dessa ineffektiviteter. Med bättre verktyg på plats kan marknadsförare hitta och automatisera sina mest repetitiva, besvärliga uppgifter, vilket minimerar risken för fel och skapar ett skyddsnät för att förhindra att dokument går förlorade i inkorgen. Genom att effektivisera arbetsflöden får marknadsförare timmar tillbaka i veckan för att planera och genomföra detaljerade kampanjer snabbare och mer effektivt.

Automation är en enkel utgångspunkt för att driva gemensamma aktiviteter, från kreativa konceptgranskningar till budgetgodkännanden, in i framtiden. Ingen transformation är dock utan sina utmaningar. Detta är två av de viktigaste smärtpunkter som organisationer stöter på när de går vidare med automatisering av arbetsflöden och hur marknadsförare kan navigera runt dem:

  • Utbildning: Framgångsrikt antagande arbetsflödesautomationsteknik beror på att ha stöd från hela avdelningen (eller organisationen). Innovativ teknik - och särskilt automatisering - har väckt oro för arbetssäkerhet sedan den industriella revolutionen. Denna ångest, som ofta inte härrör från tekniken utan från enkel rädsla för det okända, kan spåra för adoption innan den ens börjar. Ju mer marknadsföringsledare utbildar sina team om värdet av automatisering, desto lättare blir det att lindra förändringsstressen. I början av utbildningsprocessen måste automatisering positioneras som ett verktyg som eliminerar de oönskade delarna av marknadsförarens jobb. , inte som en maskin som kommer att ersätta individen. Automations roll är att ta bort de viktigaste uppgifterna som långa e-postkedjor under en godkännandeprocess. Rollspecifika demonstrationer eller coachingsessioner är ett sätt att låta anställda se på egen hand hur deras arbetsdag kommer att förbättras. Att kvantifiera tid och ansträngning som personal kommer att spara på vanliga uppgifter som att granska kreativa redigeringar eller godkännande av kontrakt ger marknadsförare ett mycket mer påtagligt grepp om hur tekniken kommer att påverka deras vardag.

    Men utbildning kan inte avslutas med ett halvdagars möte eller träning. Att låta användare lära sig i sin egen takt genom en-mot-en-coaching-sessioner och online-resurser gör det möjligt för marknadsförare att ta hand om antagningsprocessen. På den noten bör marknadsförare vara nära involverade när de utvecklar dessa resurser. Medan beslutet att bli digital kan komma uppifrån och ner och IT-avdelningen sannolikt kommer att vara de som utvecklar arbetsflödena, kommer marknadsförare i slutändan att känna till deras användningsfall och projektbehov bäst. Att skapa läromedel skräddarsydda efter marknadsavdelningens specifika aktiviteter istället för IT-jargong ger slutanvändarna en anledning att vara mer investerade i antagandet.

  • Definierade processer: Regeln "skräp in, skräp ut" gäller helt automatisering av arbetsflöden. Att automatisera en trasig eller dåligt definierad manuell process löser inte det bakomliggande problemet. Innan arbetsflöden kan digitaliseras måste marknadsavdelningarna kunna kodifiera sina processer för att säkerställa att initiala uppgifter utlöser lämpliga sekventiella åtgärder. Medan de flesta företag förstår sina arbetsflöden i allmänna termer, inkluderar dessa processer vanligtvis ett antal till synes små steg som tas för givet och ofta glömmas bort under den digitala övergången. Till exempel söker marknadsavdelningar vanligtvis flera kopieringsredigeringar på en enda säkerhet innan flyttar till utskriftsfasen. De steg som tas mot avloggning och de parter som är involverade i redigeringsprocessen kan dock skilja sig mycket mellan flera avdelningar. Om marknadsförare kan kodifiera den unika processen för varje uppgift är det enkelt att skapa ett arbetsflöde.

    Att automatisera alla affärsprocesser kräver en djup förståelse av de steg, människor och styrning som är inblandade för att undvika tvetydighet som kan påverka det slutliga resultatet negativt. När arbetsflödestekniken genomförs bör marknadsförare vara kritiska när de undersöker effektiviteten hos automatiserade processer jämfört med deras manuella motsvarigheter. I bästa fall är automatisering av arbetsflöden en iterativ insats som hjälper marknadsavdelningarna att ständigt förbättras.

Oändliga möjligheter

Att etablera automatiserade arbetsflöden kan vara utgångspunkten för en större digital övergång på arbetsplatsen. Marknadsavdelningar hålls ofta som gisslan av långsamma och ineffektiva arbetsflöden vilket ger mindre tid för kampanjplanering och implementering. Automation, när den är grundligt planerad och implementerad med full kunskap om de utmaningar som kan uppstå, är ett steg i rätt riktning. När arbetsflöden är på plats och går smidigt kan marknadsförare börja njuta av den ökade produktiviteten och samarbetet som kommer med definierade automatiserade arbetsflöden.

SpringCM Workflow Designer

SpringCM Workflow Designer ger en modern användarupplevelse för att ställa in arbetsflöden för åtgärder som vidtas i en fil, mapp eller till och med från externa system som Salesforce. Automatisera administrativa uppgifter, starta avancerade arbetsflöden eller tagga dokument och rapporter. Du kan till exempel skapa regler för att automatiskt dirigera ett enskilt dokument eller en grupp relaterade dokument till en viss mapp. Eller definiera sökbara, anpassade taggar som synkroniseras med CRM-system (Customer Relationship Management) och länkar automatiskt till vissa dokument för att hjälpa till med spårning och rapportering.

SpringCM-arbetsflödesmall

Smarta regler låter dig göra betydande processautomatisering med liten eller ingen kodning. Rutt automatiskt kontrakt eller dokument till personer inom eller utanför ditt team. Avancerade arbetsflöden är särskilt användbara vid generering av kontrakt eller dokument när du kan använda fördefinierade data för att minska mänskliga fel, automatisera distribution för godkännande och arkivera godkända versioner med minimal användarinteraktion.

Noggrann sökning gör det möjligt för användare att snabbt spåra ett dokument genom att söka efter metadata som kontraktets startdatum eller kundnamn. Du kan definiera hur du ska tagga dokument enligt deras specifika affärsbehov. Dessa taggar kan synkroniseras med CRM för att sälja team som arbetar med samma kunddata och de kan utnyttjas för att spåra kontrakt som innehåller icke-standardiserade eller förhandlade klausuler.

Vad tror du?

Den här sidan använder Akismet för att minska spam. Läs om hur din kommentardata behandlas.