RFP360: Ny teknik för att ta bort smärtan från RFP

RFP360

Jag har tillbringat hela min karriär inom programvaruförsäljning och marknadsföring. Jag har bråttom att ta in heta leads, påskynda försäljningscykeln och vinna erbjudanden - vilket innebär att jag har investerat hundratals timmar av mitt liv på att tänka på, arbeta på och svara på RFP: er - ett nödvändigt ont när det gäller att vinna nya affärer .

RFP har alltid känts som en oändlig pappersjakt - en otroligt långsam process som oundvikligen krävde att jaga svar från produkthantering, köra konflikter med juridisk, felsöka problem med IT och bekräfta siffror med ekonomi. De som är bekanta vet - listan fortsätter. Marknadsförings-, försäljnings- och affärsutvecklingspersonal spenderar oräkneliga timmar på att effektivt söka igenom tidigare svar på repetitiva frågor, jaga svar på nya frågor, verifiera informationen och söka godkännanden om och om igen. Processen är komplex, tidskrävande och belastar alla organisationers resurser. 

Trots den snabba utvecklingen av teknik har RFP-processen för många företag förändrats väldigt lite från mina erfarenheter i början av min karriär för mer än ett decennium sedan. Marknadsföringsteam använder fortfarande manuella processer för att sätta ihop förslag, med hjälp av svar från ett antal källor som kan finnas i Excel-kalkylark, delade Google-dokument och till och med e-postarkiv.

Med detta sagt vill vi inte bara att RFP-processen skulle vara effektivare, industrin börjar kräva det, det är där framväxande programvara står för att göra en enorm inverkan på RFP-landskapet.

Fördelar med RFP-programvara

Utöver att göra konstruktionen av en RFP mindre smärtsam; Att upprätta en snabb, repeterbar process för RFP kan ha en direkt inverkan på intäkterna. Det är här framväxande RFP-teknik går in.

RFP-programvara centraliserar och katalogiserar vanliga frågor och svar i ett innehållsbibliotek. De flesta av dessa lösningar är molnbaserade och stöder samarbete i realtid mellan förslagshanterare, ämnesexperter och godkännare på verkställande nivå.

Särskilt, RFP360 gör det möjligt för användare att snabbt: 

  • Spara, hitta och återanvänd innehåll med en anpassad kunskapsbas
  • Arbeta med kollegor på samma version av ett enda dokument
  • Tilldela frågor, spåra framsteg och automatisera påminnelser
  • Automatisera svar med AI som identifierar frågor och väljer rätt svar
  • Gå till kunskapsbasen och arbeta med förslag i Word, Excel och Chrome med plugin-program.

Skrivbordssvarare

Som ett resultat, användare av en RFP360Lösningen för förslagshantering har rapporterat att de har kunnat minska de totala svarstiderna dramatiskt, öka antalet RFP: er som de kan slutföra och samtidigt förbättra sina totala vinstnivåer.

Vi svarade på 85 procent fler RFP i år än förra året och vi ökade vår avanceringsgrad med 9 procent.

Erica Clausen-Lee, strategichef för InfoMart

Med snabbare svar får du fler övergripande möjligheter att leverera konsekventa, korrekta och effektiva svar som är mer benägna att vinna affären.

Öka RFP-konsistensen

Med hjälp av plattformens kunskapsbas kan användare enkelt lagra, organisera, söka och återanvända tidigare förslagsinnehåll, vilket ger dem ett försprång på RFP-svar. Ett centraliserat nav för förslagsinnehåll hindrar ditt team från att skriva om befintliga svar, så att du kan samla in data och behålla de bästa svaren för framtida användning.

Vi har säkerheten att veta att vår kunskap är säker och konsekvent. Vi behöver inte oroa oss för att vi kommer att förlora någon SMF-expertis om någon slutar eller tar semester. Vi spenderar inte timmar på att leta efter tidigare svar och försöker lista ut vem som gör vad eftersom alla frågor och svar finns i RFP360.

Beverly Blakely Jones från National Geographic Learning | Cengage fallstudie

Förbättra RFP-noggrannhet 

Felaktiga eller föråldrade svar kan vara svåra att fånga, även för den mest erfarna teammedlemmen. När det är parat med den vanligt förekommande snabbsvängningsfristen på en RFP, är risken att tillhandahålla felaktig informationsföreningar. Tyvärr kan felaktig information också vara extremt kostsam genom att den kan kosta just den verksamheten du strävar efter. Felaktigt RFP-svar kan leda till uteslutning från överväganden, förlängda förhandlingar, förseningar i kontrakt eller sämre.

Molnbaserad RFP-programvara löser detta problem genom att låta team uppdatera sina svar var som helst när som helst med förtroendet att de vet att förändringen återspeglas i hela systemet.

Till exempel är den här typen av funktionalitet ett bra verktyg att ha när en produkt eller tjänst genomgår frekventa uppdateringar som måste ingå i ett standardsvar. I många fall, inför denna typ av förändring, måste team gå igenom ett helt organisationsschema för att säkerställa att uppdateringar antas institutionellt och sedan följa upp med varje medlem för att säkerställa att det har gjorts på en individuell nivå samtidigt som de dubbelkontrollerar varje förslag innan de gå ut. Det är utmattande.

Molnbaserad RFP-programvara hanterar dessa förändringar för hela verksamheten och fungerar som ett enda clearinghus för utvecklat innehåll.

Förbättra RFP-effektivitet

Den största fördelen med RFP-programvara är hur snabbt effektiviteten förbättras - på sitt sätt är den tid det tar att bygga en RFP med denna typ av teknik jämförbar med skillnaden mellan att köra kust-till-kust och att flyga. Många RFP-mjukvarulösningar, inklusive RFP360, är ​​också molnbaserade, vilket möjliggör snabb distribution, vilket innebär att resultaten är nästan omedelbara.

Time to value (TtV) är idén att det finns en klocka som spårar hur lång tid det tar en kund från ett undertecknat kontrakt till 'ah-ha-ögonblicket' när de förstår värdet och frigör programvarans potential. För RFP-programvara sker detta ögonblick vanligtvis några veckor efter att kontraktet har undertecknats när användaren arbetar med kundupplevelsesteamet på sin första RFP. Standardsvaren och det första förslaget laddas upp till systemet, sedan ah-ha-ögonblicket - programvaran känner igen frågorna och infogar de rätta svaren, och fyller i genomsnitt cirka 60 till 70 procent av RFP - på ett ögonblicks tid. 

Vi fann att RFP360-gränssnittet var det mest intuitiva och lätt att komma igång. Det har funnits en mycket minimal inlärningskurva för oss, och det gjorde att våra resultat kunde öka nästan genast.

Emily Tippins, försäljningsadministratör för Swish Maintenance | Fallstudie

Utvecklingen av RFP-processen ger användarna tid tillbaka för att fokusera på strategiska initiativ på högre nivå. 

Det har definitivt gjort oss effektivare. RFP360 har gett oss tillbaka vår tid och gjort det möjligt för oss att verkligen välja våra projekt. Vi är inte häftiga längre. Vi kan ta ett djupt andetag, fokusera på att vara strategiska och se till att vi väljer rätt projekt och ger kvalitetssvar.

Brandon Fyffe, affärsutvecklingsassistent på CareHere

Måste ha RFP-teknik

  • Verksamhet utöver RFP - Svarsprogramvara är inte bara för RFP: er, du kan också hantera informationsförfrågningar (RFI), frågeformulär för säkerhet och due diligence (DDQ), förfrågningar om kvalifikationer (RFQ) och mer. Tekniken kan användas för alla typer av standardiserade frågor och svar med upprepningsbara svar.
  • Klassens bästa användbarhet och support - Inte alla som arbetar med RFP är en superanvändare. RFP kräver input från många avdelningar och ämnesexperter med olika tekniska kunskaper. Välj en lösning som är enkel att använda och intuitiv med utmärkt kundsupport.
  • Erfarenhet och stabilitet - Som med alla SaaS-teknologileverantörer kan du förvänta dig regelbundna uppdateringar och förbättringar från din RFP-teknik, men se till att företaget har erfarenhet av att leverera riktigt användbara funktioner som du kan lita på.
  • Kunskapsbas  - Varje RFP-lösning bör innehålla ett sökbart innehållshub som gör att dina användare enkelt kan samarbeta och tillhandahålla uppdateringar till svaren som tilldelats dem. Leta efter en lösning som utnyttjar AI för att matcha vanliga frågor till deras svar.
  • Intelligenta plugin-program och integrationer - RFP-teknik bör fungera med de program du använder. Leta efter plugin-program som låter dig använda din kunskapsbas medan du arbetar med ditt svar i program som Word eller Excel. Programvaran ska också integreras med viktiga CRM- och produktivitetsapplikationer för att sömlöst stödja dina befintliga RFP-processer.

Slösa mindre tid och vinn fler RFP: er

RFP: er handlar om att vinna. De är utformade för att hjälpa köparen att avgöra vem som är bäst, och ju snabbare du kan bevisa att ditt företag passar räkningen, desto bättre. RFP-programvara påskyndar din process för att överväga dig snabbare, stänga fler affärer och ge dig ännu fler möjligheter att vinna.

När marknadsföringsteam blir ännu mer anpassade och samarbetar med intäktsverksamheten blir RFP-teknik ännu viktigare för processen. Kravet på snabba RFP-svar försvinner inte. Så vänta inte tills du inte längre kan använda tekniken som sparar tid på dina RFP: er. Dina konkurrenter kommer det verkligen inte.

Begär en RFP360-demo

Vad tror du?

Den här sidan använder Akismet för att minska spam. Läs om hur din kommentardata behandlas.