Effektivisera ditt företag med Google Apps

picture 1

Den som känner mig vet förmodligen att jag är ett stort fan av Google Apps. Även fullständig information SpinWeb är en Google Apps auktoriserad återförsäljare, så vårt engagemang för produkten är ganska tydligt. Det finns många bra skäl att vara glada över Google Apps, dock ... särskilt som ett litet företag.

Google Apps är verkligen en ersättning för Microsoft Office. När jag berättar för folk detta är de ibland väldigt skeptiska, varför jag gör en helhet seminarium om ämnet för att belysa ämnet mer. Ett företag som hoppar till Google Apps kommer att ha investerat i en infrastruktur som inkluderar e-post, kalender, dokumenthantering, videokonferenser och kontakthantering som konkurrerar med Microsoft Exchange till en bråkdel av kostnaden. Låt oss ta en titt.

Googles e-post: Kraftfullt alternativ till Exchange

E-postmeddelandet in Google Apps är Gmail som vi alla känner och älskar. Med Google Apps kan du dock märka din e-post med ditt företags domännamn för att säkerställa att den är professionellt märkt. Ingen vill använda e-post för konsumenter för företag, eller hur? Google Apps är Gmail för företag och innehåller några ytterligare funktioner som anpassade skräppostfiltrering och bilagor. Det innehåller också migreringsverktyg som gör det lättare att migrera från Exchange. E-post kan nås via webben, e-postklienten (som Outlook eller Apple Mail) och en mobil enhet. Standardkvoten för varje användare är 25 GB, vilket är mycket generöst.

Dessutom är skräppost- och virusfiltrering i Googles e-post verkligen det bästa i branschen. Jag ser sällan falska positiva resultat och de flesta oönskade e-postmeddelanden fångas upp och filtreras. Att flytta till Google Apps eliminerar verkligen behovet av filterlösningar från tredje part.

Kalender som Big Boys

Kalendern finns i Google Apps är fantastiska. Organisationer kan schemalägga möten med både människor och resurser (som konferensrum, projektorer etc.) med bara några få klick. Teammedlemmar kan också se andra anställdas scheman och se information om ledig / upptagen mycket enkelt. Detta gör att schemaläggning av möten inom organisationen är en snabb. Mötespåminnelse kan skickas via e-post eller sms och kan anpassas av varje användare.

En full kontorssvit i molnet

Jag blir väldigt glad över Docs-funktionen i Google Apps. De flesta organisationer använder Word, Excel och PowerPoint som standardkontorsprogramvara. Detta innebär att du installerar programvaran på alla datorer, samt stöder och underhåller den. Detta kan bli dyrt. Allt detta kan försvinna med Google Dokument. Organisationer kan nu lagra alla dokument på ett ställe och organisera dem på några mycket smarta sätt.

Det fina med Google Docs är att det eliminerar frustrationen att "vem har den senaste versionen av det dokumentet?" Med Google Dokument skapas alla dokument direkt i systemet och det finns bara en kopia av ett visst dokument hela tiden. Anställda kan samarbeta om dokument och göra ändringar och alla revisioner spåras så att du alltid kan rulla tillbaka till tidigare versioner och se vem som gjorde vad.

Organisationer kan placera hela dokumentbiblioteket på Google Dokument och gå 100% pappersfritt eftersom du kan ladda upp valfri filtyp. Den kommer antingen att konverteras till ett redigerbart Google Doc eller helt enkelt lagras på filservern. Google Docs ger dig en filserver, delad enhet och kontorssvit i ett utan maskinvara eller programvara att oroa dig för.

Bli personlig med Google Chat

En annan trevlig funktion av Google Apps är videochattfunktionen. Alla anställda med en webbkamera kan delta i en videokonferens med en annan användare för att underlätta samarbetet. Kvaliteten är utmärkt och du kan till och med konferera med andra Google-användare utanför ditt företag. Det är inte lika snyggt som en del av företagets videokonferenslösning men det fungerar mycket bra och är en bra lösning för de flesta användare.

Den mobila arbetskraften

Alla funktioner i Google Apps fungerar mycket bra med mobila enheter. Min iPhone-kalender synkroniseras sömlöst med min Google-kalender och jag kan också ta upp alla dokument på min telefon. Jag kan till och med redigera dokument från min telefon! Vad detta betyder är att jag kan bära alla av mina företagsdokument med mig överallt. Ja, det stämmer - varje dokument i mitt företag är nu tillgängligt på min telefon. E-post fungerar också sömlöst och gör det väldigt enkelt att kommunicera på vägen.

Molnets säkerhet

En av de bäst säljande punkterna i Google Apps är det faktum att det inte krävs någon investering av hårdvara för att kunna köras. Allt finns i Googles datacenter och gränssnittet är krypterat med SSL. Detta sparar inte bara mycket pengar utan gör din organisation mycket mer flexibel. Virtuella anställda kan gå med i systemet var som helst, flytta kontor blir mycket enklare och dina uppgifter är mycket säkrare än vad de skulle vara på ditt kontor. Jag gillar att skoja att vårt kontor kan brinna i morgon och vi kanske inte ens märker det eftersom våra system skulle fortsätta att fungera.

Ett smart val för organisationer

Affärsversionen av Google Apps kostar $ 50 per användare och år och kan ställas in mycket snabbt. Jag har aktiverat konton och haft mina klienter igång inom några dagar. Om du upplever kommunikationssmärta med ditt nuvarande system, vill gå papperslös, behöver samarbeta bättre med teammedlemmar eller helt enkelt vill börja spara pengar på ditt kontorsprogram, Jag uppmanar dig att prova Google Apps.

Vänligen meddela mig om jag kan hjälpa till. Jag skulle gärna höra dina erfarenheter med Google Apps också, så lämna en kommentar nedan!

4 Kommentarer

  1. 1

    Amen. Vi driver hela vårt företag (http://raidious.com) på Google Apps, och vi har inte haft några problem - mycket positiv upplevelse. Jag önskar att de skulle skapa ett projektledning / arbetsflödesverktyg och ett CRM-verktyg för att följa med det!

  2. 2
  3. 3

    Jag rekommenderar Google Apps för alla mina klienter, oavsett storlek. Jag har också ställt in dem för ett antal av dem så jag måste kolla in processen för auktoriserad återförsäljare. En av de trevliga sakerna jag märkte när jag var värd för MediaTemple är att jag kan hantera alla DNS-inställningar hos värden. Min domänregistrator tar betalt för eventuella avancerade DNS-inställningar, så jag har sparat ett par dollar där.

  4. 4

    Diito! Jag övergav Outlook den 1 januari 2010. Det var ett medvetet beslut och ett affärsbeslut att göra det. Jag gick ut hela Google Apps och har inte ångrat det alls. Jag uppmuntrar också alla mina kunder att "GO GOOGLE" - är vettigt på många sätt att göra det.

Vad tror du?

Den här sidan använder Akismet för att minska spam. Läs om hur din kommentardata behandlas.